Confidentialité & mentions légales
Ce que nous collectons, pourquoi, combien de temps, et ce que vous pouvez exiger.
Dernière mise à jour :
Document en cours de complétion. L'identité juridique de l'éditeur et les conditions générales seront publiées dès l'immatriculation de la société. Tout ce qui figure ci-dessous — traitements, durées, sous-traitants, droits — décrit le fonctionnement réel du service et s'applique dès aujourd'hui.
1. Éditeur et hébergement
| Éditeur | Yahvox — raison sociale, forme juridique, capital, SIREN et siège social à publier lors de l'immatriculation. |
|---|---|
| Contact | Formulaire de contact · voxneutral.ai@gmail.com |
| Hébergeur | OVH SAS — 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France — ovhcloud.com |
| Localisation | Serveur et base de données situés en France (région Gravelines/Roubaix) |
2. Données traitées
| Donnée | Pourquoi | Conservation |
|---|---|---|
| Adresse e-mail, nom, langue | Créer et tenir votre compte, vous connecter | Durée du compte, puis 30 jours |
| Mot de passe | Vous authentifier — stocké sous forme d'empreinte, jamais en clair | Durée du compte |
| Empreinte vocale | Restituer vos propos avec votre voix | Jusqu'à suppression par vous, ou fermeture du compte |
| Transcriptions et comptes rendus | Vous fournir le compte rendu de vos réunions | Jusqu'à suppression par vous |
| Minutes consommées | Appliquer votre forfait | Durée du compte + obligations comptables |
| Pays déduit de l'adresse IP | Statistique d'audience uniquement — l'adresse IP n'est pas conservée | Durée du compte |
| Messages envoyés via le formulaire | Vous répondre | 3 ans après le dernier échange |
Ce que nous ne faisons pas
- Aucune revente, location ou cession de vos données à un tiers.
- Aucune empreinte vocale utilisée pour entraîner un modèle.
- Aucun traceur publicitaire, aucun profilage comportemental.
- Aucun enregistrement audio conservé après traitement : l'audio est traité au fil de l'eau, puis abandonné.
3. Le cas particulier de l'empreinte vocale
Une empreinte vocale est une donnée biométrique au sens de l'article 9 du RGPD. Son traitement repose sur votre consentement explicite, donné au moment de l'enregistrement vocal, et jamais présumé.
Vous pouvez la retirer à tout moment depuis les paramètres de l'application. La suppression est effective chez nous et chez notre prestataire de synthèse. Le service continue de fonctionner sans elle : vos propos sont alors restitués par une voix neutre.
4. Base légale
- Exécution du contrat — compte, appels, traductions, comptes rendus, facturation.
- Consentement explicite — empreinte vocale, et rien d'autre ne s'y rattache.
- Intérêt légitime — sécurité du service et statistiques d'audience agrégées.
- Obligation légale — conservation comptable des éléments de facturation.
5. Sous-traitants
Faire fonctionner une traduction vocale en temps réel suppose de faire appel à des prestataires spécialisés. Chacun n'accède qu'au strict nécessaire, pour la seule durée du traitement.
| Rôle | Donnée transmise | Localisation |
|---|---|---|
| Hébergement, base de données, sauvegardes | L'ensemble des données du service | France (UE) |
| Transcription de la parole | Extraits audio, le temps du traitement | États-Unis — clauses contractuelles types |
| Traduction de texte | Texte transcrit, non conservé | Allemagne (UE) |
| Synthèse vocale | Texte traduit et empreinte vocale | États-Unis — clauses contractuelles types |
| Envoi d'e-mails transactionnels | Adresse e-mail et contenu du message | États-Unis — clauses contractuelles types |
Les transferts hors Union européenne sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. La liste nominative de ces prestataires est communiquée sur simple demande.
6. Cookies et stockage local
Le site vitrine ne dépose aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience — c'est pourquoi aucune bannière de consentement ne vous est imposée.
L'application utilise le stockage local de votre navigateur pour deux choses strictement nécessaires : vous maintenir connecté, et retenir votre langue d'interface. Ces éléments restent sur votre appareil et ne sont transmis à personne.
7. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment.
Pour les exercer : formulaire de contact ou voxneutral.ai@gmail.com. Nous répondons sous 30 jours. Une pièce d'identité pourra être demandée en cas de doute sérieux sur l'identité du demandeur — et uniquement dans ce cas.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir la CNIL (3 place de Fontenoy, 75007 Paris — cnil.fr).
8. Sécurité
- Chiffrement de bout en bout du transport (HTTPS/TLS) sur l'ensemble des domaines.
- Mots de passe stockés sous forme d'empreinte salée, jamais réversible.
- Base de données non exposée sur Internet, accessible uniquement depuis le serveur applicatif.
- Sauvegardes quotidiennes, vérifiées automatiquement et conservées hors du serveur.
En cas de violation de données présentant un risque pour vos droits, vous serez informé et la CNIL notifiée dans les 72 heures.
9. Conditions d'utilisation
Les conditions générales d'utilisation et de vente seront publiées lors de l'immatriculation de la société. D'ici là, l'usage du service est régi par la présente politique et par les règles de bon sens suivantes : ne pas utiliser Yahvox à des fins illicites, ne pas enregistrer des tiers à leur insu, et respecter les obligations de consentement applicables dans votre pays lorsque vous conviez des participants.
10. Modifications
Toute évolution substantielle de ce document vous sera signalée par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure en haut de page.
Privacy & legal notice
What we collect, why, for how long, and what you can demand.
Last updated:
Document being completed. The publisher's legal identity and the terms of service will be published once the company is registered. Everything below — processing, retention, processors, rights — describes how the service actually works and applies today.
1. Publisher and hosting
| Publisher | Yahvox — legal name, form, capital, registration number and registered office to be published upon incorporation. |
|---|---|
| Contact | Contact form · voxneutral.ai@gmail.com |
| Host | OVH SAS — 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France — ovhcloud.com |
| Location | Server and database located in France |
2. Data we process
| Data | Why | Retention |
|---|---|---|
| Email, name, language | Create and run your account, sign you in | Life of the account, then 30 days |
| Password | Authenticate you — stored hashed, never in clear | Life of the account |
| Voiceprint | Render your words in your own voice | Until you delete it, or the account closes |
| Transcripts and summaries | Provide your meeting recaps | Until you delete them |
| Minutes used | Apply your plan | Life of the account + accounting obligations |
| Country derived from IP | Audience statistics only — the IP address is not stored | Life of the account |
| Messages sent via the form | Reply to you | 3 years after the last exchange |
What we don't do
- No resale, rental or transfer of your data to third parties.
- No voiceprint used to train any model.
- No advertising trackers, no behavioural profiling.
- No audio kept after processing: audio is handled on the fly, then discarded.
3. Voiceprints specifically
A voiceprint is biometric data under Article 9 GDPR. Processing rests on your explicit consent, given at voice enrolment, and never assumed.
You can withdraw it at any time from the app settings. Deletion takes effect with us and with our speech synthesis provider. The service keeps working without it: your words are then rendered in a neutral voice.
4. Legal basis
- Performance of the contract — account, calls, translation, summaries, billing.
- Explicit consent — voiceprint, and nothing else attached to it.
- Legitimate interest — service security and aggregated audience statistics.
- Legal obligation — accounting retention of billing records.
5. Processors
Real-time voice translation requires specialist providers. Each accesses only what is strictly needed, for the duration of processing only.
| Role | Data shared | Location |
|---|---|---|
| Hosting, database, backups | All service data | France (EU) |
| Speech transcription | Audio excerpts, during processing | United States — standard contractual clauses |
| Text translation | Transcribed text, not retained | Germany (EU) |
| Speech synthesis | Translated text and voiceprint | United States — standard contractual clauses |
| Transactional email | Email address and message content | United States — standard contractual clauses |
Transfers outside the European Union are covered by the European Commission's standard contractual clauses. The named list of these providers is available on request.
6. Cookies and local storage
The marketing site sets no advertising or analytics cookies — which is why no consent banner is forced on you.
The app uses your browser's local storage for two strictly necessary things: keeping you signed in, and remembering your interface language. Both stay on your device and are shared with no one.
7. Your rights
Under GDPR you have the rights of access, rectification, erasure, restriction, objection and portability, and may withdraw consent at any time.
To exercise them: contact form or voxneutral.ai@gmail.com. We reply within 30 days. Proof of identity may be requested only where there is serious doubt as to who is asking.
If our answer doesn't satisfy you, you may lodge a complaint with the CNIL (cnil.fr) or your national supervisory authority.
8. Security
- Encrypted transport (HTTPS/TLS) across all domains.
- Passwords stored as salted hashes, never reversible.
- Database not exposed to the internet, reachable only from the application server.
- Daily backups, automatically verified and kept off the server.
Should a breach pose a risk to your rights, you will be informed and the supervisory authority notified within 72 hours.
9. Terms of use
Terms of service will be published upon incorporation. Until then, use of the service is governed by this policy and by the following common-sense rules: do not use Yahvox for unlawful purposes, do not record third parties without their knowledge, and respect the consent obligations applicable in your country when inviting participants.
10. Changes
Any substantial change to this document will be notified by email at least 30 days before it takes effect. The last-updated date appears at the top of this page.